大学向け勤怠管理システムおすすめ9選！メリットや選び方も解説

大学の勤怠管理は、教職員の労働実態の把握が難しく、シフト管理も複雑になりがちです。しかし、勤怠管理システムを導入することで、労働時間やシフトの把握が効率的に行えるようになります。

本記事では、大学向けのおすすめ勤怠管理システムと、それらを導入することによるメリットや選び方を詳しくご紹介します。

大学向け勤怠管理システムおすすめ9選
システム	特徴	おすすめの大学
ジンジャー勤怠	eラーニングで時間や場所を選ばず受講できる	・学会や部活動指導などで学外活動が多い大学 ・勤怠管理システムの導入に課題がある大学
ジョブカン勤怠管理	既存の教職員証を活用したICカード打刻も可能	・独自の承認ルートを維持したい大学 ・導入コストや教職員の手間を抑えたい大学
KING OF TIME	PCログイン・ログオフ打刻で客観的な労働時間を把握できる	・教職員の利便性とセキュリティを両立させたい大学 ・労働時間を客観的に把握したい大学
TeamSpirit	外部連携サービスにより給与ソフトへの移行が簡単	・コンプライアンスを強化したい大学 ・既存の給与計算システムを継続利用したい大学
Touch On Time	承認フローを最大5段階設定できる	・学生アルバイトや生協スタッフが多い大学 ・既存の承認フローをデジタルしたい大学
AKASHI	勤務先に合わせて打刻方法を選べる	・複数のキャンパスや研究施設を持つ大学 ・働き方改革・コンプライアンスを重視する大学
TimePro-VG	Excelへのデータ展開が可能	・労基法への理解が少ない職員がいる大学 ・現状のExcel管理を続けながらシステム導入したい大学
Kinmuu	TA特有の承認フローを再現しやすい	・学生アルバイトの勤怠管理に悩んでいる大学
クロノス	勤務入力テスト機能により設定内容を確かめられる	・大学特有の複雑な勤怠ルールに課題がある大学 ・担当者の異動や引き継ぎに課題がある大学

なぜ大学で勤怠管理システムの導入が求められるのか？

大学で勤怠管理システムの導入が求められる背景には、働き方改革関連法への対応と、業務効率化を図るためのDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進があります。これらは、大学の運営を現代的かつ効率的に改善するための重要なステップです。

1. 働き方改革関連法へ対応するため

勤怠管理システムの導入は、働き方改革関連法へ対応するために求められます。

2019年の法改正により、すべての人の労働時間を客観的に把握するよう義務付けられました。裁量労働制が適用される教職員も例外ではなく、大学側には正確な実労働時間を把握する責任があります。

教職員の研究活動は創造性が重視されるため、かつてはその労働時間を厳密に管理されていませんでした。しかし現在では、いつ研究室に入退室したかを示す客観的な記録が不可欠です。

ICカードやPCログを活用した記録体制を整えれば、法令順守を徹底できます。厚生労働省のガイドラインでも、自己申告ではなく客観的な記録を原則としています。

参考：労働時間の適正な把握 のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

2. 大学事務のDXを推進するため

大学のデジタルトランスフォーメーション（DX）は、事務業務の効率化やコスト削減に貢献します。

勤怠管理システムを導入すると、紙ベースの業務から脱却し、ペーパーレス化が進みます。その結果、書類の保管スペースや管理コストを削減でき、業務効率の向上が可能です。

例えば日本女子大学では、DX推進の一環で勤怠管理システムを導入しました。システムを通じて勤怠データを一元管理すると、教職員の労働状況をリアルタイムで把握できる環境を整えられます。

DX化は、事務局の負担を減らすだけでなく、大学経営の高度化にもつながる施策です。

大学の勤怠管理における主な課題

大学には一般企業とは異なる特有の勤務形態や組織構造があり、以下のような課題があります。

1. 教職員の労働実態を把握するのが難しい
2. 労働時間やシフトの管理が複雑になりやすい
3. 客観的記録の欠如による法的リスクを解消できない
4. 時間外労働に対する適切な対応が難しい

ここでは、多くの大学が直面する主な課題を整理します。

1. 教職員の労働実態を把握するのが難しい

大学では、教職員の実際の労働時間や勤務状況を正確に把握できていない問題があります。紙のタイムカードを使用している場合、打刻忘れや誤った打刻が発生しても、管理者がすぐに気付きにくく、知らないうちに長時間労働が続くことがあります。

また、教職員の研究活動は、必ずしも研究室で行われるわけではありません。自宅や外で行われるケースもあり、正確な勤怠管理はより難しくなります。

2. 労働時間やシフトの管理が複雑になりやすい

大学では、職員の雇用形態が多様であるため、シフト管理が複雑になりがちです。

教職員や非常勤講師、講師兼事務職員など、適用される就業規則や給与体系が異なります。こうした多様な働き方をExcelやタイムカードで管理をすると、転記作業や手動入力が必要となり、管理が煩雑化し、担当者の負担が増大します。

3. 客観的な裏付けを欠く管理による法的リスクを解消できない

労働時間を客観的な方法で把握していない場合、労働基準監督署の調査で深刻な指摘を受けるリスクがあります。手書きの出勤簿やハンコのみの運用では、証拠としての能力が不十分とみなされるケースがあります。

過去には、大学で勤怠ログと実際の在館時間のズレからサービス残業を指摘され、多額の未払い賃金の支払いを命じられた事例もありました。

適切な管理体制が不足していると、意図せずとも隠蔽や未払いとみなされます。その結果、組織として社会的な信用失墜を招くこともあるかもしれません。

4. 時間外労働に対する適切な対応が難しい

大学の教職員は、専門業務型裁量労働制が適用され、実際の拘束時間ではなくみなし労働時間で働くため、実際に行った労働時間の把握が難しくなります。そのため、論文執筆や学会準備などの活動が労働時間に含まれるかどうかの判断が曖昧になりがちです。

一方で、大学側には過重労働を防ぐ責任があります。研究活動の自律性を重んじるあまり管理を放棄すれば、長時間労働による健康被害トラブルに発展しかねません。

大学で勤怠管理システムを導入するメリット3つ

大学の勤怠管理をシステム化すると、以下のメリットを得られます。

1. 業務効率化につながる
2. 教職員の労働時間をリアルタイムで把握できる
3. コンプライアンス強化を図れる

ここでは、3つのメリットを解説します。

1. 業務効率化につながる

勤怠管理システムを導入すると、毎月の給与計算業務が効率化されます。労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況をシステムが自動的に集計するため、手作業による計算ミスを減らせます。

また、従来の手動作業や出勤簿回収にかかる時間も短縮され、事務職員は教育環境整備や学生支援に集中できるようになるでしょう。

2. 教職員の労働時間をリアルタイムで把握できる

クラウド型勤怠管理システムにより、教職員の労働時間をリアルタイムで把握できるようになります。これにより過重労働を早期に特定し、業務調整や休暇取得を促せるでしょう。

システムによる自動記録は、打刻の不正や改ざんを防ぐ効果もあります。教職員が健康で長く働ける労働環境をつくるために、現状を数値で可視化することが有効です。

3. コンプライアンス強化を図れる

勤怠管理システムでは、労働基準法に基づく労働時間の管理が容易になり、コンプライアンスの強化が図れます。

アラート機能があれば、システムが法令違反のリスクがある働き方を検知します。長時間労働や未取得の有給休暇、36協定の上限超過などの問題に対して、すみやかに対応できるでしょう。

また、法改正に対応した自動アップデートにより、常に最新の法令を遵守した運用が可能です。

大学向け勤怠管理システムの選び方

大学向け勤怠管理システムを選ぶ際には、以下の4つの重要なポイントを考慮することが求められます。各大学のニーズに合ったシステムを選定するために、これらの要素を慎重に検討しましょう。

1. 提供形態
2. 打刻方法
3. 給与計算システムとの連携
4. 機能性

ここでは、各ポイントを解説します。

1. 提供形態

クラウド型	オンプレミス型
クラウドサーバーに保存される	自社のサーバーに保存される

勤怠管理システムには、主にクラウド型とオンプレミス型の2つの提供形態があります。

クラウド型はインターネット経由でアクセスでき、データはクラウドサーバーに保存されます。法改正への自動アップデートや、サーバー導入が不要で初期投資を抑えられる点がメリットです。

一方、オンプレミス型は自学のサーバーにソフトウェアをインストールして使用する方式です。データが学内ネットワークに保存されるため、独自のセキュリティポリシーを適用しやすい利点があります。ただし、初期費用やメンテナンスコストは高くなる傾向があります。

どちらの提供形態を選ぶかは、学内のインフラ環境や予算に合わせて検討しましょう。

2. 打刻方法

打刻方法は、システムの使いやすさや定着率に影響します。PCやスマートフォンからのWeb打刻なら在宅勤務や出張先、キャンパス間の移動中でも打刻ができ、便利です。

ICカードによる打刻は、既存のカードを流用できる場合に導入がスムーズです。また、指紋認証や顔認証などの生体認証機能を活用すれば、不正打刻のリスクを減少させ、本人確認が確実になります。

教員、事務職員、施設管理スタッフなど、職種ごとの働き方に適した打刻方法を選べるシステムが理想です。

3. 給与計算システムとの連携

勤怠管理システムと既存の給与計算システムが連携できることは、業務効率化で重要な要素です。

勤怠データをCSV形式などで出力し、給与システムへスムーズに取り込めるかを確認しましょう。特に、API連携に対応したシステムを選ぶことで、手作業でのデータ移動や加工の手間を省け、手作業でのデータ移動や加工の手間を省け、より効率的な業務ができるようになるでしょう。

勤怠管理と給与計算が一体となったパッケージシステムを選ぶのも1つの手です。データの不整合を防ぎ、業務時間を短縮できます。

4. 機能性

大学のニーズに合わせた機能を選定することが重要です。

例えば、変形労働時間制や裁量労働制に対応した集計機能が必要な場合、システムがその対応をしているかを確認することが必要です。さらに、シフト作成が必要な大学では、効率的にシフトを管理できる機能があるシステムを選ぶと、業務の負担を軽減できます。

必要な機能とコストのバランスを考慮して選定を進めましょう。

大学向け勤怠管理システムおすすめ9選

システム	特徴	おすすめの大学
ジンジャー勤怠	eラーニングで時間や場所を選ばず受講できる	・学会や部活動指導などで学外活動が多い大学 ・勤怠管理システムの導入に課題がある大学
ジョブカン勤怠管理	既存の教職員証を活用したICカード打刻も可能	・独自の承認ルートを維持したい大学 ・導入コストや教職員の手間を抑えたい大学
KING OF TIME	PCログイン・ログオフ打刻で客観的な労働時間を把握できる	・教職員の利便性とセキュリティを両立させたい大学 ・労働時間を客観的に把握したい大学
TeamSpirit	外部連携サービスにより給与ソフトへの移行が簡単	・コンプライアンスを強化したい大学 ・既存の給与計算システムを継続利用したい大学
Touch On Time	承認フローを最大5段階設定できる	・学生アルバイトや生協スタッフが多い大学 ・既存の承認フローをデジタルしたい大学
AKASHI	勤務先に合わせて打刻方法を選べる	・複数のキャンパスや研究施設を持つ大学 ・働き方改革・コンプライアンスを重視する大学
TimePro-VG	Excelへのデータ展開が可能	・労基法への理解が少ない職員がいる大学 ・現状のExcel管理を続けながらシステム導入したい大学
Kinmuu	TA特有の承認フローを再現しやすい	・学生アルバイトの勤怠管理に悩んでいる大学
クロノス	勤務入力テスト機能により設定内容を確かめられる	・大学特有の複雑な勤怠ルールに課題がある大学 ・担当者の異動や引き継ぎに課題がある大学

大学で導入できるおすすめの勤怠管理システムをまとめました。ここでは、それぞれの特徴を解説します。

1. ジンジャー勤怠

出典：クラウド型勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」｜jinjer株式会社

ジンジャー勤怠は、jinjer株式会社が提供する勤怠システムです。出退勤や休日休暇の管理、各種申請など教職員の勤怠を一元管理できます。

打刻方法は、タブレットやスマホ、ICカード、パソコンなど多岐にわたります。教職員の勤務形態に合わせて打刻できるため、学会や部活動指導などで学外活動が多くても、柔軟に対応可能です。

勤怠システムの導入の際は、社内研修をオンライン化したeラーニング（ジンジャー eラーニング）がおすすめです。時間や場所を選ばないため、教職員が大学に不在でも受講できます。

学外活動が多い場合は、ジンジャー勤怠を選ぶと良いでしょう。

機能	複数の打刻方法、自動集計、予実管理、アラート、有休管理、アプリ対応など
料金体系	初期費用＋1人あたり月額330円（税込）～
特徴	eラーニングで時間や場所を選ばず受講できる
おすすめの大学	・学会や部活動指導などで学外活動が多い大学 ・勤怠管理システムの導入に課題がある大学

ジンジャー経費のリアルな口コミ・評判を読む

2. ジョブカン勤怠管理

出典：No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」

ジョブカン勤怠管理は、株式会社DONUTSが運営するシステムです。フレックスタイム制や変形労働制に対応しており、勤務時間が固定されない教員の勤怠管理もできます。

承認フロー設定では、グループやスタッフごとに承認フローを作成できます。学部や研究科、事務局などの大学独自の階層組織に合わせて細かい設定が可能です。

同サービスの特徴は、条件によって既存の教職員証を活用したICカード打刻ができる点です。新たにカードを発行するコストや手間を省きつつ、教職員に負担をかけずにシステム移行ができます。

コストを抑えて勤怠管理システムを導入するなら、ジョブカン勤怠管理が適しています。

機能	フレックスタイム制、変形労働制、承認フロー設定、36協定アラート通知など
料金体系	無料プラン：0円（機能制限あり） 有料プラン：1人あたり月額220～550円（税込）
特徴	既存の教職員証を活用したICカード打刻も可能
おすすめの大学	・独自の承認ルートを維持したい大学 ・導入コストや教職員の手間を抑えたい大学

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3. KING OF TIME

出典：勤怠管理・人事給与システム市場シェアNo.1 KING OF TIME（キングオブタイム）

KING OF TIMEは、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するサービスです。勤怠管理から給与計算まで、人事に必要な機能を一元管理できます。

大学アカウントがMicrosoft365と連携されていると、無償でSAML認証ができます。教職員が新しいパスワードを覚える必要がなく、導入しやすいでしょう。

同サービスの打刻方法は、ICカードや顔認証、アプリなど多様です。PCログイン・ログオフ打刻を採用すると、打刻漏れを防ぎ、自己申告になりがちな労働時間も客観的に把握できます。

教職員の利便性とセキュリティを両立させたい大学は、KING OF TIMEを導入すると良いでしょう。

機能	フレックス・変形労働制の対応、Microsoft365のアカウントとの連携、PCログオン・ログオフの出退勤
料金体系	1人あたり月額330円（税込）
特徴	PCログイン・ログオフ打刻で客観的な労働時間を把握できる
おすすめの大学	・教職員の利便性とセキュリティを両立させたい大学 ・労働時間を客観的に把握したい大学

KING OF TIMEのリアルな口コミ・評判を読む

4. TeamSpirit

出典：勤怠管理システム | TeamSpirit（チームスピリット）

TeamSpiritは、株式会社チームスピリットが運営する勤怠管理システムです。打刻や登録、申請や承認などの基本的な機能が揃っています。

同サービスでは、リアルタイムデータの共有が可能です。データをグラフ化して労務実態を客観的に把握できるため、コンプライアンスを遵守した職場環境を保てるでしょう。

API連携やCSVデータの連携により、既存の給与計算システムとも連携できます。導入のコストを抑えつつ効率化を実現します。

機能	打刻・登録、申請／承認、集計／レポートなど
料金体系	月額26,400円（税込）～
特徴	外部連携サービスにより給与ソフトへの移行が簡単
おすすめの大学	・コンプライアンスを強化したい大学 ・既存の給与計算システムを継続利用したい大学

5. Touch On Time

出典：学校・教育機関｜業種・職種別導入イメージ｜タッチオンタイム

Touch On Timeは、株式会社デジジャパンが提供する勤怠管理システムです。学校や教育機関でも利用されるシステムで、勤務・残業状況のリアルタイム反映や、アラート機能など基本的な機能が揃っています。

勤務状況は、就業規則にあわせて自動集計されます。教職員だけでなく、学生アルバイトや生協スタッフの勤怠管理も可能です。

勤怠管理に関する承認フローは、最大5段階で設定します。承認プロセスが複雑な大学でも、既存のルートをそのままにしてデジタル化を実現できます。

機能	勤務・残業状況のリアルタイム反映、有休自動付与、各種アラート機能、申請承認
料金体系	1人あたり月額330円（税込）
特徴	承認フローを最大5段階設定できる
おすすめの大学	・学生アルバイトや生協スタッフが多い大学 ・既存の承認フローをデジタルしたい大学

6. AKASHI

出典：クラウド勤怠管理システム「AKASHI」 | ソニービズネットワークス株式会社

AKASHIは、ソニービズネットワークス株式会社が提供する勤怠管理システムです。変形労働制やテレワーク機能にも対応しており、それぞれ雇用体系が異なる教職員の勤怠を一元管理できます。

打刻方法は、ICカードやWeb、スマホなど種類が豊富です。キャンパスではICカード、出張先ではスマホのGPS打刻を使うなど、勤務先に合わせて選択できます。

また、36協定設定やアラート機能により、時間外労働の上限を設定すれば、長時間労働を未然に防ぐことが可能です。

労働時間の管理に課題がある大学は、AKASHIの機能が解決に役立つでしょう。

機能	変形労働制、テレワーク機能、36協定設定、アラート機能など
料金体系	タイムレコーダー：1人あたり月額220円（税込） スタンダード：1人あたり月額330円（税込） プレミアム：1人あたり月額440円（税込）
特徴	勤務先に合わせて打刻方法を選べる
おすすめの大学	・複数のキャンパスや研究施設を持つ大学 ・働き方改革・コンプライアンスを重視する大学

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7. TimePro-VG

出典：勤怠管理システムならアマノ「TimePro-VG」

TimePro-VGは、アマノ株式会社が提供する勤怠管理システムシリーズの一つです。異常検知や勤務アラートの提案などを中心に、AIを用いた仕組みの開発が行われています。

残業時間や有給休暇取得状況など、労基法違反を前もって検知し、アラートする機能があります。自動的に労務リスクが感知されるため、労働基準法や大学の就業規則に詳しくない職員でも使いやすいでしょう。

同サービスの特徴は、Excelへのデータ展開が可能な点です。管理画面へのアクセスは権限が必要ですが、Excelでデータを連携すると誰でも簡単に作業できます。ExcelとTimePro-VGで相互連携し、幅広くデータを活用できます。

機能	アラートメッセージ、変形労働時間制の管理、テレワークの労働時間管理、フレックスタイム制への対応など
料金体系	要問い合わせ
特徴	Excelへのデータ展開が可能
おすすめの大学	・労基法への理解が少ない職員がいる大学 ・現状のExcel管理を続けながらシステム導入したい大学

8. Kinmuu

出典：主な機能 | TA/SA/RA/LA勤怠管理システム Kinmuu

Kinmuuは、株式会社ザルファが運営する勤怠管理システムです。大学特有の課題に寄り添って開発されたシステムで、学生アルバイトの勤怠管理に対応しています。

一般的な勤怠管理機能に加え、キャンパス移動を想定した移動登録や、学生証登録など、学生アルバイトに特化した機能が備わっています。これらの機能は、雇用ごとに不要なら非表示にすることも可能です。

同サービスの魅力は、TA特有の承認フローを再現しやすい点です。学生から教員、教員から事務室など、勤怠の承認プロセスを一元管理できます。

機能（利用者向け）	勤務登録、銀行口座登録、移動登録、学生証登録など
料金体系	月額基本利用料金：11,000円（税込） 月額従量料金：1人あたり220円（税込）
特徴	TA特有の承認フローを再現しやすい
おすすめの大学	・学生アルバイトの勤怠管理に悩んでいる大学

9. クロノス

出典：クロノスPerformance｜クロノス株式会社

クロノスは、クロノス株式会社が提供する勤怠管理システムです。パッケージ版は買い切りで利用でき、クラウド版は月額料金の支払いで利用できます。

同サービスの特徴として、勤務入力テスト機能が挙げられます。勤怠管理設定後、正しく集計できるかどうか確かめられるため、集計ミスが軽減されるでしょう。

また、備忘録として個人メモと共有メモの機能が搭載されています。独自の運用ルールをシステム内に残することで、引き継ぎ漏れや属人化を防ぎます。

機能	勤務実績管理、シフト入力、残業時間アラート、帳票出力など
料金体系	パッケージ版：369,600円（税込）〜 クラウド版：1人あたり月額194円（税込）〜 ※いずれも50人制限で利用した場合
特徴	勤務入力テスト機能により設定内容を確かめられる
おすすめの大学	・大学特有の複雑な勤怠ルールに課題がある大学 ・担当者の異動や引き継ぎに課題がある大学

勤怠管理システムを導入して大学事務を効率化しよう

大学の勤怠管理は多様な働き方と複雑な雇用形態により、課題を抱えている大学も多いでしょう。しかし、適切な勤怠管理システムを導入すれば、法的なリスクを回避し、事務作業の効率化を実現できます。

これにより、大学運営の負担が軽減され、教職員が研究活動に専念できる環境が整います。まずは自学の現状と課題を整理し、必要な機能を備えたシステムを検討してください。

無料トライアルを活用し、現場での使いやすさを重視することが、導入を成功させるポイントです。システムを導入し、デジタル化を進め、持続可能な大学運営体制を構築しましょう。

勤怠管理システム選びにお困りの場合は、Faber Companyへご相談ください。無料相談より、DXコンサルタントがアドバイスをいたします。まずはお気軽にお問い合わせください。