経費精算システムとは、従業員の経費申請から承認・精算・会計処理までの一連の業務をオンラインで一括管理できるシステムです。紙やExcelによる手作業をデジタル化すれば、申請者と経理担当者双方の業務負担を軽減できます。
ただし、提供されている経費精算システムは数多くあり、料金体系や機能、既存システムとの連携性も異なるため、自社に合うサービスを選ぶのは簡単ではありません。
本記事では、おすすめの経費精算システム12選を比較します。選び方のポイントや導入時の注意点も解説しているため、経費精算システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、従業員が立て替えた交通費や出張費などの経費を、申請・承認・精算・会計処理までオンラインでまとめて管理できるシステムです。
紙の書類やExcelで管理していた作業をデジタル化し、領収書の読み取りや交通費の自動計算、仕訳データの作成、会計ソフトとの連携などを自動で処理します。
経費精算業務の自動化によって、申請者は手入力の手間が省け、経理担当者は集計・転記作業から解放されます。申請者と経理担当者双方の業務負担が軽減されるため、バックオフィス全体の生産性向上につながる点が大きな特徴です。
テレワークや多拠点運営が増えている企業では、業務の効率化と内部統制の強化を同時に実現できるため、導入が進んでいます。
経費精算システムの主な機能
経費精算システムには、申請者側と承認者側それぞれの業務で役立つさまざまな機能が備わっています。ここでは、代表的な機能を申請者側と承認者側に分けて解説します。
経費精算を申請する機能
申請機能とは、従業員が効率的に経費を申請するために用意された機能です。従業員が経費をシステム上で入力し、領収書などの証憑を添付して提出する一連の流れを支援します。
主な申請機能には、次のようなものがあります。
| 申請機能 | 内容 |
|---|---|
| 領収書の自動読み取り・電子化 | スマホで領収書を撮影すると、AIが金額や日付、取引先を自動入力する |
| 交通系ICカード・クレジットカード連携 | 利用明細を取り込み、交通費や利用代金を自動的に明細へ反映する |
| 定期代控除・自動計算 | 経路検索との連携で、交通費を正確に計算し、定期区間分を自動で差し引く |
| スマホ対応 | 外出先からでも申請が完了するため、帰社後の申請作業が不要になる |
これらの機能により、申請者の手入力にかかる時間と労力を削減できます。
経費申請を承認する機能
承認機能とは、管理者が迅速かつ正確に申請内容を確認・承認するための機能です。上長などがシステム上で申請内容を確認し、承認または差し戻しの処理を進められます。
主な承認機能は次のとおりです。
| 承認機能 | 内容 |
|---|---|
| ワークフロー機能 | あらかじめ設定された承認ルートに自動で申請が回る |
| 差し戻し・確認機能 | 不備がある場合、システム上で差し戻しやコメントのやり取りが完結する |
| 規定チェック機能 | 規定金額を超えた申請に自動で警告を出し、不正やミスを防ぐ |
| デジタル管理 | 申請データが保存されるため、過去の履歴確認や検索がしやすくなる |
承認フローがシステム化されれば、承認漏れや処理の遅延を防ぎ、経理業務全体のスピードが向上します。
経費精算システムを利用するメリット
経費精算システムの導入は、業務効率の向上だけでなく、コスト削減やコンプライアンス強化にもつながります。主なメリットは、次の3点です。
業務を効率化できる
申請・承認・集計をシステム上で一元管理できるため、経費精算にかかる処理時間を短縮できます。
申請者側では、スマホで領収書を撮影するだけでOCR(光学文字認識)が金額や日付を自動で読み取るため、手入力の手間を削減できます。さらに、交通系ICカードの利用履歴を直接取り込めるため、交通費の記入ミスも未然に防ぐことが可能です。
承認者・経理担当者側では、スマホやPCからいつでも承認・差し戻しの処理ができます。加えて、仕訳データの自動作成や会計ソフトとの連携により、転記作業そのものが不要になります。
コストを削減できる
申請・承認業務の効率化によって、バックオフィス担当者の作業時間を削減できます。業務時間の短縮は、人件費の間接的なコスト削減につながります。
また、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、領収書の原本を保管する必要がありません。紙の書類やコピー代、ファイリングの手間、書類保管スペースにかかるコストも削減できるため、オフィスコスト削減の観点でもメリットがあります。
コンプライアンスや内部統制を強化できる
領収書の添付義務化や申請・承認フローの可視化によって、改ざんや不正申請を防止しやすくなります。システム上にすべての操作履歴が残るため、監査時にも対応しやすくなります。
コンプライアンス強化機能の具体例は、次のとおりです。
| コンプライアンス強化機能 | 内容 |
|---|---|
| 二重申請の自動チェック | 同じ領収書データを使った再申請をシステムが自動で検知・ブロックする |
| 規定違反の検知 | 規定の金額を超えた交際費や休日の交通費申請など、ルール違反をアラートで自動検知し、承認・却下フローに反映する |
| AI監査 | AIが領収書の不備や異常な申請を自動チェックし、人の目だけでは見逃しがちな不正を防止する |
おすすめの経費精算システム12選【比較表】
自社の規模や予算、必要な機能によって適切な経費精算システムは異なります。ここでは、おすすめの経費精算システム12選を紹介します。
料金や機能、法制度への対応状況、サポート体制などの観点から比較できるよう整理したので、ぜひ自社に最適なシステムを見つけるためにお役立てください。
| 経費精算システム | 料金 | 最低利用人数 | 無料トライアル | 電子帳簿保存法対応 | インボイス対応 | スマホ対応 | 会計ソフト連携 | おすすめ企業規模 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| マネーフォワード クラウド経費 | 【50名以下の法人】 ・ひとり法人プラン（目安1名）：4,378円/月 ・スモールビジネスプラン（目安3名以下）：6,578円/月 ・ビジネスプラン（目安4名以上）：8,778円/月※利用人数に応じた従量課金制 ※月払いの場合 ※初期費用無料 【51名以上の法人】 要問い合わせ | 1人 | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 1人～数百名規模の中小企業 |
| 楽楽精算 | 33,000円～/月 ※初期費用：110,000 円 | 要問い合わせ | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 中小企業、中堅・大企業（数名〜数千名規模） |
| バクラク経費精算 | 33,000円〜/月 ※契約は年間契約、12ヶ月分を一括払い ※契約プランによって初期導入サポート費用が発生 | 要問い合わせ | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 中小企業、中堅・大手企業 |
| invox経費精算 | 【ミニマム】 2,178円/月 【ベーシック】 10,780円/月 【プロフェッショナル】 32,780円/月 ※初期費用無料 ※1アクティブユーザあたり料金330円/月 | 要問い合わせ | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 1人〜中小規模の企業 |
| Bill One経費 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | なし | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 中小企業〜大企業 |
| ジョブカン経費精算 | 【中・小規模の企業】 1ユーザーあたり440円/月 ※初期費用・サポート費用無料 ※最低利用料金は5,500円/月 【大規模（500名目安）企業】 要問い合わせ | 要問い合わせ | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 中小規模企業 |
| ジンジャー経費 | 1ユーザーあたり330円〜/月 | 要問い合わせ | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 小規模企業〜中堅企業 |
| TOKIUM経費精算 | 11,000円～/月 ※初期費用無料 | 要問い合わせ | なし | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 中堅企業〜大企業 |
| HRMOS（ハーモス）経費 | 31,900円～/月 ※初期費用無料 | 要問い合わせ | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 中小企業〜中堅・成長企業 |
| freee経費精算 | 基本料金：11,000円/月＋ ID料金：1IDあたり715円/月 | 要問い合わせ | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 小規模〜中堅企業 |
| MOT経費精算 | 20IDあたり4,378円/月 ※初期費用：20IDあたり29,800円 ※21ID以上のプランを希望の場合は要問い合わせ | 要問い合わせ | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 中小企業〜中堅企業 |
| 経費BANK | 10IDあたり39,600円～/年 ※初期費用無料 | 10ID（10人分） | あり | 可能 | 可能 | 可能 | 可能 | 中小企業、小規模事業者 |
※すべて税込価格
マネーフォワード クラウド経費
出典：マネーフォワード クラウド経費 – 無料で試せる経費精算システム｜株式会社マネーフォワード
マネーフォワード クラウド経費は、株式会社マネーフォワードが提供する経費精算システムです。経費精算の申請・承認・仕訳・振込までを一元管理できるクラウドサービスで、幅広い企業規模で利用されています。
クレジットカード明細や交通系ICカードの利用履歴を自動で取得できるため、入力作業の削減と不正精算の抑制につながります。領収書をスマホで撮影するだけで、OCR技術によって日付・金額・取引先などが自動でデータ化されます。外出先でも申請・承認が完結するため、ペーパーレス化も進められます。
「マネーフォワード クラウド会計」や「マネーフォワード クラウド確定申告」など、同社の他サービスとの連携も可能です。経費精算データをもとに仕訳を自動で作成できるため、経理業務全体の効率化を図れます。
中小企業やスタートアップなど、低コストでスムーズに経費精算をデジタル化したい企業に向いています。
| システム名 | マネーフォワード クラウド経費 |
|---|---|
| 料金 | 【50名以下の法人】 ・ひとり法人プラン（目安1名）：4,378円/月 ・スモールビジネスプラン（目安3名以下）：6,578円/月 ・ビジネスプラン（目安4名以上）：8,778円/月 ※利用人数に応じた従量課金制 ※初期費用無料 ※月払いの場合 ※すべて税込価格 【51名以上の法人】 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 1人 |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 1人～数百名規模の中小企業 |
楽楽精算
楽楽精算は、株式会社ラクスが提供するクラウド経費精算システムです。中小企業から大手企業、急成長のベンチャー企業まで、幅広い企業への導入・運用実績があります。
交通費・出張旅費・交際費など、経費に関わる精算処理をまとめて効率化できます。既存の申請項目やレイアウト、承認フローをシステム上で再現できるため、業務プロセスを大きく変えずに導入しやすいでしょう。
サポート体制も充実しており、導入初期には経理業務に精通した専任スタッフが電話・メールで対応します。各種マニュアルや設定方法をまとめたサポートサイトも利用できるため、システムやPC操作に不慣れな方でも安心して運用できます。
| システム名 | 楽楽精算 |
|---|---|
| 料金 | 33,000円～/月 ※すべて税込価格 ※初期費用：110,000円 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 中小企業、中堅・大企業（数名〜数千名規模） |
バクラク経費精算
出典：AI経費精算システム【バクラク経費精算】｜株式会社LayerX
バクラク経費精算は、AI技術で経理業務を効率化するクラウド経費精算システムです。申請から承認・仕訳までの一連の処理をAIで自動化し、経理担当者の作業負担を軽減します。
領収書を撮影・アップロードするだけで、金額・支払先・日付をAIが自動で読み取ります。複数の領収書を同時に撮影しても、AIが自動で分割して読み込むため、手入力の手間を削減できます。また、社内規定やマニュアルを参照して確信度の高い経費は自動で一次承認されるため、差し戻しと承認の手間を削減できます。
経費支出の分析機能も搭載しており、抑制すべき経費を一目で把握できます。「バクラク請求書発行」「バクラク申請」など自社の他サービスと連携すれば、購買・仕訳・承認など一連の経理業務をスムーズに処理できます。
| システム名 | バクラク経費精算 |
|---|---|
| 料金 | 33,000円〜/月 ※すべて税込価格 ※契約は年間契約、12ヶ月分を一括払い ※契約プランによって初期導入サポート費用が発生 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 中小企業、中堅・大手企業 |
※シリーズ累計導入社数15,000社（2025年4月時点）
※サービス継続率99%以上（2025年4月時点）
【関連記事】
バクラク経費精算の評判や口コミをチェック！料金や導入事例も詳しく解説
invox経費精算
出典：invox経費精算 – 経費精算の申請・承認・原本提出をペーパーレス化するクラウド経費精算システム｜株式会社invox
invox経費精算は、経理業務を自動化する低価格なクラウド経費精算システムです。コストを抑えながら経費精算のデジタル化を進めたい中小企業に向いています。
初期費用は無料で、月額基本料金2,178円から利用できます。登録ユーザー数ではなく、アクティブユーザー数あたり月額330円の課金体系のため、利用頻度が低い社員が多い企業でも余分なコストが発生しにくいでしょう。
また、AI-OCRによる領収書のデータ化、交通費の最安ルート自動検索、適格事業者登録番号の照合など、AI技術を活用した経理業務の効率化機能が充実しています。低価格ながら、必要な機能が一通り備わっている点も特徴です。
| システム名 | invox経費精算 |
|---|---|
| 料金 | 【ミニマム】 2,178円/月 【ベーシック】 10,780円/月 【プロフェッショナル】 32,780円/月 ※すべて税込価格 ※初期費用無料 ※1アクティブユーザーあたり料金330円/月 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 1人〜中小規模の企業 |
※シリーズ累計30,000社以上（2024年11月時点）
※継続率 99.8％：2025年1月〜2025年12月における有料プラン登録ユーザーの月次解約率の中央値
Bill One経費
出典：Bill One経費 – クラウド経費精算サービス | 立替経費をなくし、月次決算を加速する｜Sansan株式会社
Bill One経費は、専用のビジネスカードを活用して立替払いをなくすクラウド経費精算システムです。
全社員が法人カード『Bill Oneビジネスカード』で経費を支払えば、領収書の回収・立替金の確認や従業員口座への入金などの業務が削減されます。領収書の受け取りや承認・仕訳・保管など、経費精算に必要な業務をオンラインで完結できる点も特徴です。
自動で精算処理を促す機能も備えているため、月末・月初など締め日前後でも経理部門に業務が集中しにくくなります。電子帳簿保存法やインボイス制度など法制度にも自動対応しており、法改正のたびに発生する業務負荷を抑えられます。
| システム名 | Bill One経費 |
|---|---|
| 料金 | 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | なし |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 中小企業〜大企業 |
ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算は、経費の申請・承認などの経理業務をクラウドで管理する経費精算システムです。
交通費・経費の自動化や仕訳・振込データの自動生成、会計ソフトとの連携など、経理業務を自動化する機能が豊富に備わっています。スマホやPCから手軽に申請・承認できるシンプルな操作画面も特徴のひとつです。
中小企業であれば、1ユーザーあたり月額440円と比較的低コストで導入できます。機能の充実度とコストのバランスを重視する企業にとって、有力な選択肢となるでしょう。
| システム名 | ジョブカン経費精算 |
|---|---|
| 料金 | 【中・小規模の企業】 1ユーザーあたり440円/月 ※すべて税込価格 ※初期費用・サポート費用無料 ※最低利用料金は5,500円/月 【大規模（500名目安）企業】 要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 数名〜100名程度の中小規模企業 |
【関連記事】
ジョブカン経費精算とは？特徴・料金・導入事例・口コミを紹介
ジンジャー経費
出典：クラウド型経費精算システム「ジンジャー経費」｜jinjer株式会社
ジンジャー経費は、申請・承認・仕訳処理などのバックオフィス業務を効率化する経費精算システムです。
OCR機能によって、スマホで撮影した領収書・請求書から日付・金額・支払先を自動で読み取れます。また、申請内容をもとに勘定科目が自動で割り当てられるため、手入力によるミスや工数を削減できます。
1ユーザーあたり月額330円（税込）で利用できるため、予算が限られている中小企業でも、低コストで経費精算のデジタル化を進めやすいシステムです。
| システム名 | ジンジャー経費 |
|---|---|
| 料金 | 1ユーザーあたり330円〜/月 ※すべて税込価格 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 小規模企業〜中堅企業 |
TOKIUM経費精算
出典：TOKIUM経費精算 – スマホで完結できる経費精算システム｜株式会社TOKIUM
TOKIUM経費精算は、多様な経理業務を自動化する経理AIエージェントです。
郵送・メール・FAX・Webダウンロードなど、さまざまな形式で届く領収書や請求書を受け取り、データ化や原本保管まで一気通貫で処理できます。また、社内の経費ルールをもとにAIが明細を自動チェックし、金額の異常やルール違反を検知して、該当箇所にコメントを付与する機能も備わっています。
AIが業務を自動化する一方で、8,000人のスタッフが確認・補正・評価を担う体制によって、出力精度は継続的に向上していきます。
経費精算だけでなく、請求書発行や契約書管理もTOKIUMで一元管理でき、書類の紐づけと自動連携によってスムーズな支出管理・分析が可能です。
| システム名 | TOKIUM経費精算 |
|---|---|
| 料金 | 11,000円～/月 ※すべて税込価格 ※初期費用無料 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | なし |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 中堅企業〜大企業 |
HRMOS（ハーモス）経費
出典：経費精算・請求書管理なら「ハーモス経費」｜株式会社ビズリーチ
HRMOS（ハーモス）経費は、転職サイト「ビズリーチ」などのHRテック事業を展開する株式会社ビズリーチが提供するクラウド経費精算システムです。
AI-OCR機能による自動読み取りや、クレジットカード・ICカードとの連携など、経理業務を効率化する機能が搭載されています。経費精算だけでなく、請求書受取・発行、交通費精算、出張申請・精算など豊富な機能を基本プランで利用可能です。
要件定義から運用開始後のサポートまで専任担当者が支援し、回数制限なしの通話サポートも受けられるため、丁寧なサポートを重視する企業に適しています。
| システム名 | HRMOS（ハーモス）経費 |
|---|---|
| 料金 | 31,900円～/月 ※すべて税込価格 ※初期費用無料 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 中小企業〜中堅・成長企業 |
freee経費精算
出典：freee経費精算｜経費精算システムのおすすめなら｜フリー株式会社
freee経費精算は、フリー株式会社が提供するクラウド経費精算システムです。
申請・承認や会計帳簿の作成など、経費精算に関わる複数の業務フローを一元管理できます。経費精算データが「freee会計」に自動連携され、仕訳帳・総勘定元帳へ自動反映されるため、経理担当者の転記作業が必要ありません。
スマホアプリで領収書を撮影するだけで、日付・金額・取引先を自動的に読み取り、申請書を作成できます。時間や場所を問わず申請・承認を進められるため、ペーパーレス化の推進にもつながります。
| システム名 | freee経費精算 |
|---|---|
| 料金 | 基本料金：11,000円/月 ＋ ID料金：1IDあたり715円/月 ※すべて税込価格 ※月払いの場合 |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 小規模〜中堅企業 |
MOT経費精算
出典：クラウド経費精算システム「MOT経費精算」｜株式会社バルテックITソリューションズ
MOT経費精算は、経費精算・申請業務を効率化するクラウド経費精算システムです。
文書管理システム「MOT文書管理」と組み合わせれば、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応でき、電子データでの領収書保管もできます。法令対応を重視しながらもコストを抑えたい企業に適しています。
20IDあたり月額4,378円で利用できるため、予算が限られている中小企業でも導入のハードルが低いシステムです。
| システム名 | MOT経費精算 |
|---|---|
| 料金 | 20IDあたり4,378円/月 ※すべて税込価格 ※初期費用：34,650円 ※21ID以上のプランを希望の場合は要問い合わせ |
| 最低利用人数 | 要問い合わせ |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 中小企業〜中堅企業 |
経費BANK
出典：経費精算システム「経費BANK」｜ SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
経費BANKは、SBIグループの株式会社SBIビジネス・ソリューションズが提供するクラウド経費精算システムです。
10ID（10人分）あたり年額39,600円（税込）から利用でき、月額換算すると3,300円（税込）程度と比較的低価格で利用可能です。
初期費用は無料のため、初期費用は無料のため、導入時のコストを抑えられます。経費精算のシステム化が遅れている中小企業にも適したサービスです。
| システム名 | 経費BANK |
|---|---|
| 料金 | 10IDあたり39,600円～/年 ※すべて税込価格 ※初期費用無料 |
| 最低利用人数 | 10ID（10人分） |
| 無料トライアル | あり |
| 電子帳簿保存法対応 | 可能 |
| インボイス対応 | 可能 |
| スマホ対応 | 可能 |
| 会計ソフト連携 | 可能 |
| おすすめ企業規模 | 中小企業、小規模事業者 |
経費精算システムの選び方
経費精算システムを選ぶ際は、価格や知名度だけでなく、自社の業務フローや既存システムとの相性など総合的に判断することが大切です。導入後の運用を見据えて選定すれば、業務効率化の効果を引き出せます。
経費精算システムの選定時に確認すべき主なポイントは、次の5つです。
自社に必要な機能があるか
自社の経費精算業務に必要な機能が揃っているかを確認しましょう。申請・承認・差し戻し・会計ソフト連携・領収書のOCR・モバイル対応など、日常的に使う機能が搭載されていることが重要です。
また、承認ルートの複雑さや、部署ごとの運用ルール、申請書式のカスタマイズ性、ワークフロー設定の柔軟性も確認しておきたいポイントです。これらが自社の業務実態に合っているかを見極めましょう。
機能が多すぎても活用しきれなければ効果が薄れるため、現場の担当者が実際に使いやすいかどうかも判断基準に加えましょう。
既存システムと連携できるか
すでに利用している会計ソフトへCSV出力やAPI連携でデータを自動反映できるかも大切です。特に会計ソフト・給与計算ソフト・勤怠管理システムとの連携可否は、忘れずに確認しましょう。
既存システムと連携できなければ、手動でデータを転記する作業が残り、導入効果が十分に得られない可能性があります。
さらに、法人カードや交通系ICカード(Suicaなど)との連携可否も確認しておきましょう。利用明細を自動で取り込めるシステムであれば、手入力が必要な場面を減らせます。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか
電子帳簿保存法の要件を満たした状態で、領収書・請求書を保存できるかを確認しましょう。法令に対応していないシステムを選んでしまうと、別途の運用対応が必要になり、手間が増えます。
インボイス制度に対応した税額計算や、適格請求書発行事業者番号のチェック機能が備わっているかも確認しましょう。電子帳簿保存法は定期的に改正されるため、ベンダーが法改正に合わせてシステムをアップデートする体制が整っているかも重要なポイントです。
サポートが充実しているか
導入時・運用開始後のトラブル対応として、電話やチャットによるサポートがすぐに受けられることは重要なポイントです。初めて経費精算システムを導入する場合、手厚いサポートがあれば安心して運用を始められるでしょう。
また、設定支援や運用相談、法改正時のアップデート対応があると、システムに慣れていない担当者でもスムーズに運用を続けられます。導入後の定着率を高めるためにも、サポート体制の充実度を重視しましょう。
コストパフォーマンスが妥当か
月額費用だけでなく、初期費用・オプション費用・利用人数が増えた際の総額も含めて比較しましょう。表面上の月額料金が安くても、オプションを加えると高額になるケースもあるため注意が必要です。
1ユーザーあたりの費用や導入初期費用が予算内に収まるかを確認しながら、申請・承認業務の効率化によって削減できる人件費との費用対効果も試算したうえで選定しましょう。
経費精算システムを導入する際の注意点
経費精算システムは業務効率化などのメリットが多い一方、導入前に理解しておくべき注意点もあります。経費精算システムをスムーズに導入するために、次の3点を把握しておきましょう。
導入・運用コストが発生する
経費精算システムを導入する際、初期費用・月額費用・保守費用・カスタマイズ費用が発生するケースがあります。機能が多いシステムほど費用が高くなりやすいため、必要な機能に絞って選定しましょう。
導入費用だけで判断するのではなく、申請・承認業務の効率化によって削減できる社内人件費も含めた費用対効果を試算したうえで、適切なサービスを選びましょう。複数サービスを比較し、自社の規模や利用人数に応じたコストをシミュレーションすることが大切です。
既存システムと連携する必要がある
社内で使用している会計ソフトや勤怠管理システムなど、他のシステムとスムーズに連携できなければ、手作業の転記が残り導入効果が十分に発揮されない可能性があります。
例えば、経費精算システムで申請されたデータを既存の会計ソフトにCSVやAPIで自動取り込みできない場合、経理担当者がデータを手入力または手動でインポートする手間が発生します。導入前には、現在使用中のシステムと新しい経費精算システムが相互にデータをやり取りできるかを確認しましょう。
勤怠管理システムとあわせて導入すれば、バックオフィス業務全体の効率化につながります。詳しくは以下の記事を参考にしてください。
【関連記事】
勤怠管理と経費精算の関係は？まとめて効率化できるおすすめシステム7選
社内ルールの再設計が求められる
紙からデジタルへ移行する際には、社内規定の改定やワークフロー(承認ルート)の再設計が必要です。承認フローや経費区分が整理されていない状態でシステムを導入すると、現場が混乱しやすくなります。
インボイス制度や電子帳簿保存法など、法律要件に対応しているかの確認も大切です。経理関連の法律は定期的に改正されるため、ベンダーの法改正対応方針もあわせて確認したうえで導入を進めましょう。
経費精算システムを導入して会計業務を効率化しよう
経費精算システムとは、従業員の経費申請から承認・精算・会計処理までをオンラインで一括管理できるツールです。
経費精算システムを導入すれば、申請・承認業務の効率化だけでなく、不正防止や法令対応、コスト削減など多くのメリットが得られます。ただし、自社に合ったシステムを選ぶためには、機能・連携・コスト・サポートなど複数の観点からの比較が欠かせません。
「どのシステムが自社に合うかわからない」「導入するうえで何から始めればいいか迷っている」とお悩みであれば、ぜひFaber Companyの無料相談をご活用ください。経費精算システムの選定から導入提案まで、専門スタッフが丁寧にサポートします。まずはお気軽にご相談ください。
