SmartHRは、人事・労務業務をペーパーレスにし、業務効率を高める労務管理ツールです。操作性の高さや業務効率化への貢献が評価され、多くの企業で導入が進んでいます。
本記事では、SmartHRの特徴や基本機能に加えて、実際の口コミから分かるメリットとデメリットを詳しく解説します。料金プランやIT導入補助金の活用方法も紹介します。
本記事を読めば、SmartHRのメリットやデメリットを理解し、自社に適したシステムかどうか判断できるでしょう。業務改善を進めたい担当者の方は、ぜひ最後までお読みください。
SmartHRとは
出典：SmartHR（スマートHR）｜シェアNo.1のクラウド人事労務ソフト｜株式会社SmartHR
SmartHRは、株式会社SmartHRが提供する労務管理ツールです。
雇用契約や入退社手続き、年末調整など、多岐にわたる人事業務をペーパーレス化して効率化する目的で開発されました。データを一元管理できるため、従来の紙や表計算ソフトによる手作業の負担を軽減できます。
また、常に最新の法改正に対応した状態で運用できる安心感も得られます。人事労務担当者の業務時間を短縮し、より付加価値の高い業務に集中できる環境を整えられるでしょう。
SmartHRの基本機能
| 基本機能 | 概要 |
|---|---|
| 入社手続き・雇用契約 | 従業員の個人情報収集から、書類作成までオンライン上で完結できる |
| 勤怠管理 | 労働時間を正確に把握し、残業時間の削減をサポートする |
| 給与計算 | 手入力の工程を極力排除し、ミスを防ぎながら正確な給与算出ができる |
| 給与明細 | 給与明細書や源泉徴収票の発行・配付をデジタル化し、紙の管理や郵送の手間を省ける |
| 文書配付 | 従業員ごとに異なる個別書類を、システム上で簡単に作成・配付できる |
| 年末調整 | 従業員とのやり取りをペーパーレス化し、年末の確認作業を効率化できる |
| 人事労務レポート | 蓄積された最新の人事データを自動でデータ化し、組織の状態を視覚的に把握できる |
SmartHRには、人事業務を網羅的にカバーするさまざまな機能が備わっています。主な機能は、上記のとおりです。
入社手続きから年末調整、給与計算までをペーパーレス化し、オンラインで完結できます。蓄積された最新データを自動で可視化するレポート機能も備え、煩雑な事務作業の効率化を実現します。
SmartHRの特徴
SmartHRの特徴は、以下のとおりです。
ここでは、それぞれの特徴を解説します。
1. ペーパーレス化で労務手続きを効率化できる
SmartHRを導入すると、ペーパーレス化により、労務手続きを効率化できます。
紙の書類を扱っていると、作成や郵送にコストと手間が発生します。回収や保管に負担がかかり、従業員の提出漏れが起こるリスクも少なくありません。
SmartHRを導入すれば、雇用契約や給与明細の発行、身上変更届の申請などをオンライン化できます。印刷や郵送にかかるコストが削減され、物理的な保管スペースは不要です。
自動リマインド機能を活用すれば、従業員の提出漏れを防げます。さらに、従業員が入力した情報は直接データベースに反映されるため、管理者の手入力の手間も省けるでしょう。
2. 人事情報を一元管理し、管理ミスを防げる
人事情報を一元管理できるため、管理ミスを防げるのも特徴です。
データが部署やシステムごとに散在していると、情報の新旧が不明確になります。複数のファイルへ更新作業を繰り返すと転記ミスも発生し、データの活用が困難な状態に陥ります。
SmartHRでは、社員の情報を「従業員データベース」に集約可能です。従業員からの申請を担当者が承認するだけでデータが自動更新され、正確な情報管理をサポートします。
この仕組みにより、システム上で情報の不整合が起きるリスクを減らすのに役立つでしょう。閲覧権限の柔軟な設定により、安全な情報共有も可能です。
3. 入退社手続きを効率化し、担当者の負担を軽減できる
入退社手続きが効率化されるため、担当者の負担を軽減できる点も魅力です。
入退社や年末調整など、従業員数に応じて手続きに必要な工数が増大します。進捗管理が複雑になり、行政書類の作成ミスも起こる恐れがあります。
SmartHRは、入社から退社までの手続きをオンラインで完結し、行政への電子申請にも対応可能です。手続きの進捗状況を一覧画面で可視化して対応漏れを防止できます。
既存のデータベースを活用して書類を作成するため、作成やチェックにかかる時間を短縮できます。担当者の残業時間を減らし、業務環境の改善を期待できるでしょう。
4. グループ企業間でも人事データをスムーズに共有できる
SmartHRを導入すると、グループ企業間でも人事データを簡単に共有できます。
グループ内での出向や転籍が発生しても、企業間で情報が共有されていないケースがあります。データ連携ができないと、組織を横断した人材の活用や配置の検討が難しくなるでしょう。
SmartHRには、グループ企業間で従業員情報を連携し、一覧での検索や閲覧、一括抽出を可能にする機能があります。
蓄積された従業員データをもとに、配置シミュレーションを利用して戦略的な人事判断に役立つシステムです。
SmartHRの良い口コミ（メリット）
実際の利用者からは、操作性の良さや業務効率化の効果を評価する声が見られます。
ここでは、SmartHRを導入して得られる具体的なメリットを口コミとともに紹介します。
1. 従業員が直感的に操作しやすい
画面設計が直感的で、マニュアルがなくても操作しやすいとの声があります。年末調整は回答を進めるだけで完了し、専門知識がない社員でもミスが起こりにくいアンケート形式です。
スマホからの操作にも対応しており、外出の多い営業部門や現場のスタッフからも好評を得ています。
操作性の良さから導入時の説明コストを抑制できるため、操作方法に関する管理者への問い合わせ負担も軽減されるでしょう。新しいシステムに不慣れな従業員が多い職場でも、スムーズに運用を開始できます。
2. Slackや給与ソフトなどと連携しやすく、データ管理を進めやすい
すでに利用している給与計算ソフトやチャットツールと連携し、業務フローを分断せずにデータ管理できる点も評価されています。
Slack上で挨拶と同時に打刻できる機能により、利便性の向上と打刻漏れの減少を同時に実現した事例があります。
また、入社手続きから勤怠アカウント発行までを連動できる点も魅力です。連携により、情報の二重管理や転記ミスを排除できます。
手作業でのデータ移行がなく、複数のシステムを行き来する手間を省き、全体の生産性向上を見込めます。
3. 初期設定や運用変更時もサポートを受けやすい
初心者でも初期設定や運用変更ができる設計で、安心して進められる点も魅力的です。画像付きで手順が解説されたヘルプセンターやFAQが充実しており、管理者が大抵の疑問を自己解決できると評価されています。
また、専門スタッフによるアドバイス体制が整っており、不明点があっても安心して運用できます。チャットサポートのレスポンスが迅速かつ具体的で、初期設定や運用変更のときのトラブルも早期に解消可能です。
新しいシステムの導入に不安を抱える担当者でも、手厚いサポートを受けながら安心して設定作業を進められるでしょう。
SmartHRの悪い口コミ（デメリット）
メリットが多い一方で、口コミでは以下のようなネガティブな側面も見られます。
ここでは、利用者が感じた不満点や課題を、具体的な対策とともに解説します。
1. 多機能な分、やや割高に感じることがある
他社の勤怠特化型ツールと比較すると、1ライセンスあたりの単価が高めに感じられるという指摘があります。勤怠機能だけを使いたい企業には、コストが高くなる場合があるでしょう。
単純な利用料だけで比較すると安いとはいえませんが、間接的なコスト削減効果を含めて検討が必要です。年末調整の外注費や書類の郵送費、社労士の対応工数など、間接的なコストも合算した総コストで比較しましょう。
はじめは労務管理から始め、将来的に機能を追加していく段階的な導入も有効です。
2. 自社独自の運用に合わせた細かい設定は難しい
多機能ではあるものの、細かな設定やカスタマイズには制限があると感じる場面があります。特に集計データのCSV出力におけるフォーマットの自由度が低く、給与計算ソフトへ取り込む際に加工を要するケースも報告されています。
Excelのシフト表から自動反映させる機能がない点に不満をもつユーザーも存在する状態です。特殊な変形労働時間制を採用している場合、設定に工夫が必要です。
対策として、API連携で外部の分析ツールや給与ソフトを利用する方法があります。SmartHRはAPI連携が可能なため、システムの導入を機に社内の業務フローを標準化し、属人化を解消する方針も効果的でしょう。
3. 管理者向け画面は一部不便さがある
機能が豊富に備わっている分、管理者向けの設定画面が分かりづらく、メニューの検索性やガイドの充実を求める声があります。例えば給与明細について、1年分の支給額を一覧で確認できるような表示形式の改善が期待されています。
対策として、導入の際に権限を適切に分け、利用する機能を限定して必要なメニューのみを表示させる方法がおすすめです。
最初からすべての機能を使おうとせず、段階的に運用範囲を広げて担当者の負担を抑えます。業務フローを整理してから設定作業に移行し、管理者の人数を最小限に絞る体制づくりが求められます。
細かなUI仕様に改善を望む声もある
細かなUI仕様に対して、改善を望む声がある点もデメリットです。
画面の余白に対してフォントが小さく見えにくい点など、日常的な操作で細かな不便さが指摘されています。ほかにも、パスワードの変更周期が短く手間に感じる点が挙げられます。
SmartHRはクラウド型サービスのため、画面設計や機能は継続的にアップデートされる仕様です。管理者がリリース情報を定期的に確認し、必要に応じて設定を見直せば、不便さを解消できる場合があります。
導入したときに簡単な社内ガイドを用意して周知するだけでも、従業員側の不満を和らげられるでしょう。
SmartHRの導入費用と月額料金
| 料金体系 | 費用 |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 導入サポート費用 | 0円 |
| 月額料金 | 従業員数・プランにより変動 |
SmartHRの料金は、従業員数や利用する機能、選択するプランによって変動します。ここでは、初期費用や月額料金の考え方に加えて、IT導入補助金の活用方法も解説します。
初期費用は無料で導入できる
SmartHRは、初期費用と導入サポート費用が無料で、初期投資を抑えて導入しやすい点が特徴です。クラウド型のサービスのため、自社で専用サーバーを構築する費用や維持管理の負担も抑えられます。
また、オンプレミス型のように長い構築期間を必要としにくく、アカウント発行後に運用を開始しやすい点もメリットです。限られた予算のなかで、人事労務のシステム化を進めたい企業に向いています。
月額料金は従業員数とプランによって変動する
| プラン | 特徴 |
|---|---|
| HRストラテジー | 労務事務の効率化に加え、蓄積された従業員データの分析や活用を促進する |
| 人事・労務エッセンシャル | 各種手続きや書類管理をペーパーレス化し、労務管理全般の負担を軽減する |
| タレントマネジメント | 従業員が持つスキルや個性を可視化し、組織の持続的な成長を後押しする |
月額料金は、従業員数やプランに応じて変動します。主なプランは「人事・労務エッセンシャル」「HRストラテジー」「タレントマネジメント」の3つです。
必要な機能や利用人数によって費用は異なるため、正確な金額を把握したい場合は見積もりを依頼する必要があります。自社で利用したい機能を整理したうえで確認すると、過不足のないプランを選びやすくなります。
デジタル化・AI導入補助金の対象になる
SmartHRは、経済産業省が推進するデジタル化・AI導入補助金の対象ツールとして認定されています。
デジタル化・AI導入補助金は、従来の「IT導入補助金」を発展させた支援制度です。中小企業や小規模事業者が業務のデジタル化やAI活用の推進を目的としています。
この補助金を活用すると、システム導入にかかる費用を軽減できます。申請には一定の要件があるため、事前に最新の公募要項を確認し、計画的に準備を進めましょう。
SmartHRの導入に適した事業者
SmartHRの導入に適した事業者は、以下のとおりです。
ここでは、各事業者の特徴を解説します。
煩雑な紙業務をなくし、労務負担を減らしたい企業
紙の書類による入社手続きや情報更新のやり取りが多く、労務担当者の負担が大きい企業に向いています。オンライン化によって書類回収を進めやすくなり、従業員が入力した内容をそのままデータベースへ反映できるためです。
その結果、管理者による転記ミスや目視確認の手間を減らしやすくなります。月末月初に業務が集中しやすい企業や、紙中心の運用から脱却したい企業では、導入効果を感じやすいでしょう。
既存ツールと連携し、二重管理や転記ミスをなくしたい企業
すでに利用しているチャットツールや給与ソフトと連携し、業務フローを分断せずに運用したい企業にも向いています。人事データを複数のシステムで二重入力する手間を減らしやすいためです。
連携機能を活用すれば、入力漏れの防止や運用コストの削減にもつながります。複数のシステムに同じ情報を繰り返し入力している企業や、情報の不一致によるトラブルを減らしたい企業では、導入メリットを感じやすいでしょう。
社内のシステム環境を統合し、グループ企業との連携を行いたい企業に推奨されます。
従業員規模が拡大し管理工数を削減したい企業
従業員数の増加にともない、従来の管理方法では対応が難しくなってきた企業にも向いています。組織規模に応じた管理体制を整えやすくなり、労務管理にかかる工数やミスの発生を抑えやすくなるためです。
特に、成長にあわせてバックオフィスの基盤を整備したい企業では、導入効果を感じやすいでしょう。多少のコストがかかっても、管理工数の削減やミスの防止を優先したい場合に適しています。
SmartHRの主なプラン一覧
| 主なプラン | 概要 |
|---|---|
| SmartHR労務管理 | 労務業務の各種手続きがオンラインで完結 |
| SmartHRタレントマネジメント | データに基づく戦略的な人事を推進 |
| 従業員ポータル | 従業員との円滑な情報共有を実現 |
| 従業員データベース | 最新の従業員情報を蓄積・管理 |
| 情報システム部門向けソリューション | 従業員のアカウントを一元管理 |
SmartHRには、企業の課題や目的に応じて利用できる複数のプランや機能があります。ここでは、代表的なプランと主な機能の概要を紹介します。
SmartHR労務管理
SmartHR労務管理は、入退社手続きや、年末調整、各種社会保険手続きなど、紙の書類を削減してオンライン化を進めるプランです。従業員データベースを元に最新の情報を一元管理し、給与計算や明細配付の効率化を実現します。
従業員データと連携した勤怠管理も可能となり、労務部門の定型業務を包括的にサポートします。労務管理の基盤を整えながら、ペーパーレス化を進めたい企業に適したパッケージです。
SmartHRタレントマネジメント
蓄積された人事データを活用し、組織の成長を支援するプランです。目標管理や評価シートの作成など、人事評価に関わる業務をシステム上で完結させます。
スキル管理や配置シミュレーションなどの機能も備えているため、データに基づいて人材活用を進めたい企業に向いています。労務管理だけでなく、人材配置や育成の質も高めたい企業で活用しやすいでしょう。
従業員ポータル
従業員ポータルは、従業員が必要な情報や申請機能にアクセスしやすくするための機能です。会社からのお知らせをトップ画面に表示したり、各種申請をオンラインで進めたりできるため、情報共有や手続きの効率化に役立ちます。
AIアシスタントを導入して社内からの問い合わせ対応を自動化し、担当者の対応工数を削減できます。従業員の利便性を高めながら、バックオフィスの生産性向上にもつながる機能です。
従業員データベース
従業員データベースは、従業員データが自動で最新状態に更新され、蓄積される機能です。収集したデータに基づき、組織図や名簿がリアルタイムで自動作成され、情報を可視化しやすくなります。
また、年齢や学歴、評価、スキルなど、企業に必要な項目を柔軟にカスタマイズして管理できます。従業員が直接情報を登録・更新できるため、紙書類のやり取りや転記の手間を減らしやすくなります。
情報システム部門向けソリューション
情報システム部門向けソリューションは、最新の従業員データと連携しながら、アカウント管理などの業務を効率化しやすくする機能です。繰り返し発生する作業にルールを設定して自動化できるため、運用負担の軽減につながります。
また、情報システム業務の初心者から専任の担当者まで、多くの人が直感的に操作でき、入力ミスを減らせるような画面設計を目指しています。人事部門と情報システム部門の連携を強化し、入退社にともなうアカウント管理の抜け漏れを防げるでしょう。
SmartHRは「労務を効率化し人事データを活かしたい企業」に適したサービス
SmartHRは、雇用契約から年末調整までの労務業務をペーパーレス化し、担当者の負担軽減を図りやすいサービスです。操作性や情報管理のしやすさにも強みがあり、労務管理の効率化を進めたい企業に向いています。
一方で、カスタマイズ性や費用面に課題を感じる声もあります。ただし、必要な機能を整理したうえで段階的に導入したり、外部システムと連携したりすることで、運用しやすくなるケースもあります。
労務管理の基盤を整えながら、蓄積した人事データを活用していきたい企業にとって、SmartHRは有力な選択肢の一つです。導入を検討していて見積もりを取りたい場合や、自社に合うシステムを比較したい場合は、問い合わせを通じて詳細を確認してみてください。
